Reiskosten en thuiswerkvergoeding anno 2022


Dankzij de per 2022 ingevoerde gerichte vrijstelling kan uw onderneming werknemers een onbelaste vergoeding geven voor hun thuiswerkkosten. Hoe zit het met de samenloop met de gerichte vrijstelling voor reiskosten? En waarop moet u letten als uw onderneming een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding aan de werknemer geeft?

Tot 1 januari 2022 kon de werkgever de vaste reiskostenvergoeding voor het woon-/werkverkeer op basis van het reispatroon van de werknemer van vóór corona fiscaal vrijgesteld doorbetalen. Dat is nu voorbij en bovendien is met ingang van 1 januari 2022 een fiscaal vrijgestelde vergoeding van € 2,00 per thuiswerkdag mogelijk. Een werkgever mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reiskosten naar een vaste plaats van werkzaamheden (woon-/werkverkeer) toepassen. Hij moet in dat geval kiezen tussen de twee vrijstellingen.

Vaste reiskostenvergoeding

Al jaren mag een werkgever € 0,19 per kilometer fiscaal vrijgesteld vergoeden aan zijn werknemer voor dienstreizen en woon-/werkverkeer. Als een fulltimewerknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar reist naar een vaste plaats van werkzaamheden, kan de werkgever hem een maandelijkse, vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen naar die vaste plaats reist. (Met die 214 dagen is dan al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof.)

Vanaf 16 maart 2020 ging Nederland voor de eerste keer in lockdown. Werknemers reisden daarom veel minder of zelfs helemaal niet meer naar kantoor maar ontvingen nog wel hun vaste reiskostenvergoeding. Deze kon onbelast blijven, omdat werkgevers de vergoeding mochten blijven baseren op het reispatroon van de werknemer van voor 13 maart 2020. Ook al stonden er geen (of te weinig) reizen meer tegenover. Deze goedkeuring is meerdere malen verlengd, maar liep uiteindelijk af op 31 december 2021. Werkgevers moesten de vaste reiskostenvergoeding daarom met ingang van 2022 aanpassen aan het huidige reispatroon van de werknemer.

De vaste reiskostenvergoeding moet opnieuw worden vastgesteld en de 214-dagenregeling moet niet meer alleen naar evenredigheid worden verminderd als de werknemer in deeltijd werkt, maar ook als de werknemer in de regel thuiswerkt.

Thuiswerkvergoeding

Een werkgever kan voor thuiswerkdagen wel een gericht vrijgestelde vergoeding geven van € 2,00 per dag. Dit geldt ook voor dagen waarop de werknemer slechts een gedeelte van de dag thuiswerkt. De werkgever moet bij gebruik van de vrijstelling aannemelijk maken dat de werknemer een (deel van de) dag heeft thuisgewerkt. Het forfait voor de thuiswerkvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd, voor het eerst met ingang van het jaar 2023. Het is gebaseerd op een onderzoek dat het Nibud heeft verricht op verzoek van de minister van Financiën. Hieruit blijkt dat de thuiswerker gemiddeld € 2,00 per dag extra kosten maakt. Dat is voor water (€ 0,05 euro) en elektriciteitsverbruik (€ 0,50), verwarming (€ 0,45), koffie en thee (€ 0,95) en toiletpapier (€ 0,05).

De werkgever kan de € 2,00 per thuiswerkdag vergoeden op declaratiebasis. De werknemer geeft dan achteraf aan hoeveel dagen hij thuis gewerkt heeft.

Vaste thuiswerkvergoeding

Een werkgever kan er ook voor kiezen om een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding te geven op basis van de 214-dagenregeling, zoals we die kennen van de gerichte vrijstelling voor reiskosten.

Voor een vaste vergoeding van de thuiswerkkosten (en ook de reiskosten) moet u afspraken hebben gemaakt met de werknemer over de verdeling aan thuiswerkdagen en werkdagen op de vaste werkplek. U kunt de vaste vergoeding op die afspraken baseren. Dit heeft tot gevolg dat de werkgever een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding mag geven op basis van 214 dagen. Voorwaarde is dat de werknemer ten minste 128 dagen daadwerkelijk thuiswerkt per kalenderjaar.

De werkgever moet het aantal daadwerkelijke thuiswerkdagen (128) en het aantal dagen dat hij onbelast kan vergoeden (214) naar evenredigheid verminderen als de werkgever start of stopt met de vergoeding gedurende het kalenderjaar. De evenredige vermindering moet ook plaatsvinden als de werknemer in de regel op minder dan 5 dagen per week thuiswerkt.

Samenloop van de vergoedingen

Een werkgever mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reiskosten naar een vaste plaats van werkzaamheden (woon-/werkverkeer) toepassen. Hij moet in dat geval kiezen tussen de twee vrijstellingen.

Let op dat als de werknemer op een gemengde werkdag naar de vaste plaats van werkzaamheden reist met zogeheten vervoer van de werkgever – zoals een auto, fiets of ov-abonnement van de zaak – er niets te kiezen valt. U kunt voor die dag dan géén thuiswerkvergoeding geven die gericht is vrijgesteld.

Het is wel mogelijk om beide vrijstellingen toe te passen als de werknemer op één dag zowel thuiswerkt als een dienstreis maakt. De werkgever kan dan een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,00 geven en € 0,19 per kilometer voor de dienstreis op declaratiebasis.

Voor toepassing van de 214-dagenregeling kunnen afspraken over het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt de basis vormen voor de vaststelling van de vaste onbelaste reis- en thuiswerkvergoeding. Als de werkgever en de werknemer bijvoorbeeld afspreken dat de werknemer in de regel 2 dagen thuiswerkt en 3 dagen op kantoor, mag de werkgever op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten voor woon-werkverkeer. Voorwaarde voor toepassing van de 214-dagenregeling is dat de werknemer daadwerkelijk (pro rata) 128 dagen reist of thuiswerkt in een kalenderjaar. Een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding thuiswerken en werken op een vaste plek hoeft geen probleem te zijn. Dat is omdat kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof al verdisconteerd is in de 214-dagennorm. Volgens de wetgever hoeft een werkgever daarom bij toepassing van de 214-dagenregeling (en de praktische regeling) niet elke reisdag en thuiswerkdag afzonderlijk te administreren.

Als de grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt, moet de werkgever de vergoeding naar tijdsgelang herrekenen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer ‘in de regel’ niet meer werkt volgens het afgesproken werkpatroon. Volgens de wetgever is hiervan sprake bij een duidelijke structurele wijziging van het patroon.

Als niet aan de voorwaarden voor de vaste onbelaste vergoeding van thuiswerkkosten wordt voldaan –bijvoorbeeld omdat u geen vaste afspraken over de verdeling thuiswerkdagen en reisdagen heeft gemaakt of er niet aan de 128-dagenregeling wordt voldaan – kunt u uiteraard altijd nog de thuiswerkkosten voor het werkelijke aantal thuiswerkdagen gericht vrijgesteld vergoeden. Dat kost u dan alleen iets meer rekenwerk en administratie.