Privacyverklaring

Algemeen

Onder de “kandidatenregistratie” wordt verstaan de bij Adviesbureau APB B.V., gevestigd aan Princenhagelaan 1A2 te Breda, aanwezige kandidaatgegevens over personen in het kader van search, werving en selectie.
Adviesbureau APB B.V. is een adviesbureau dat zich richt op het adviseren van organisaties op het gebied van personeel en organisatie. In deze hoedanigheid is APB ook verbonden aan werving en selectie trajecten.
Alle medewerk(st)ers van APB hebben beschikking tot:
– een verwerkingsregister op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) d.d. 25 mei 2018;
– de tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (25 mei 2018).
De medewerk(st)ers hebben ontvangen:
– de tekst “Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V.”; en gaan akkoord met de inhoud van deze stukken en zullen hiernaar handelen.
Met de arbeidsovereenkomsten is aan iedere medewerk(st)er een geheimhoudingsplicht opgelegd.
De persoonsgegevens waarover APB beschikt in de kandidatenregistratie zijn verworven op grond van toestemming.

Ontvangst en invoering persoonsgegevens

De gegevens over personen worden via de post, e-mail of uit handen van deze personen ontvangen.
Op de webpagina van APB waar vacatures staan, staat een verwijzing naar het Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V. d.d. 20 april 2018 omtrent persoonsgegevens. Met het opsturen van persoonsgegevens wordt er akkoord gegeven voor het verwerken van deze persoonsgegevens.
Binnen veertien werkdagen na ontvangst worden de gegevens door een medewerker van APB ingevoerd in het geautomatiseerde data systeem onder een toegekende categorie.

Bevestiging ontvangst gegevens

Aan de hand van een besluit, gemaakt door de adviseurs, wordt binnen uiterlijk veertien dagen na ontvangst als volgt gehandeld:
– aan personen waarvan de gegevens aanleiding geven voor een gesprek, wordt een uitnodiging voor een gesprek gestuurd;
– aan personen waarvan de gegevens worden opgenomen in het systeem maar
welke gegevens geen aanleiding geven om deze personen direct uit te nodigen voor een gesprek, wordt een bevestiging van ontvangst van hun gegevens
Hierna worden de schriftelijke gegevens door een medewerker opgeslagen in het geautomatiseerde data systeem.
In beide situaties ontvangen de personen een bevestiging van ontvangst en een verwijzing naar het Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V. d.d. 20 april 2018 omtrent gegevensbescherming.

Behandeling gegevens

Het geautomatiseerde systeem wordt voortdurend bijgewerkt aan de hand van:
– aantekeningen, gemaakt door de adviseurs, bij de schriftelijke gegevens, bijvoorbeeld naar aanleiding van een gesprek met de betreffende persoon;
– een verzoek hiertoe van de betreffende persoon.
De betrokkene heeft recht op inzage, bewerking, digitale gegevensoverdraagbaarheid, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens. Hiertoe kan de betrokkene een verzoek indienen bij APB, waarop APB verplicht is om dit verzoek in te willigen.
Indien een verzoek van een persoon verwijdering van zijn of haar gegevens uit het bestand inhoudt, worden deze gegevens binnen een maand uit het geautomatiseerde systeem verwijderd en worden de schriftelijke gegevens vernietigd. Dit wordt per e-mail bevestigd aan de betreffende persoon.
Indien deze persoon specifiek verzoekt om retourzending van de (digitale) gegevens, dan worden de door deze persoon aan APB verstrekte (digitale) gegevens aan hem of haar retour gezonden.
Uiterlijk vijf jaar na ontvangst van de gegevens of na het laatste contact worden alle personen waarvan bij APB gegevens zijn geregistreerd in het kandidatenbestand, ge-e-maild.
Aan hen wordt verzocht per e-mail kenbaar te maken of zij opgenomen wensen te blijven in het bestand van APB en zo ja, of zij hun geactualiseerde gegevens toe willen zenden. Indien personen hun geactualiseerde gegevens toezenden, gaan zij akkoord dat APB deze gegevens opslaat en mag verwerken. Tevens geven zij dan akkoord voor het bewaren van hun oude gegevens.
Deze geactualiseerde gegevens worden in het geautomatiseerde systeem verwerkt. De gegevens van de personen die aangeven dat zij niet meer in het bestand wensen opgenomen te blijven en de gegevens van de personen die niet reageren op voormeld schrijven worden uit het bestand verwijderd en vernietigd als hiervoor onder punt 2 beschreven.
Regelmatig zal de kandidatenregistratie door een medewerker worden nagelopen op personen die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt. Deze persoonsgegevens zullen worden verwijderd.
Indien er bezwaar is op het handelen van APB omtrent persoonsgegevens, heeft de betrokkene het recht beklag te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), gevestigd aan Bezuidenhoutseweg 30 te Den Haag.

File-search

Aan de hand van vastgestelde selectiecriteria in het kader van een bepaalde wervingsopdracht verricht een adviseur een file-search.
Na selectie door de adviseur van de personen die uit de file-search komen, worden deze personen schriftelijk danwel telefonisch benaderd door de betreffende adviseur.
Indien de benaderde personen interesse hebben in betreffende vacature bij onze klant, worden zij uitgenodigd voor een gesprek indien dit niet reeds recentelijk plaatsvond.
Indien de benaderde personen geen interesse hebben in betreffende vacature bij onze klant, wordt dit door de adviseur aangetekend bij de persoonsgegevens en verwerkt in het geautomatiseerde data systeem.
Indien na het gesprek de persoon naar de mening van de adviseur nog steeds voldoet aan de selectiecriteria, worden de persoonsgegevens van deze persoon, na zijn goedkeuring, verzonden aan de klant.
De personen die niet in aanmerking komen voor de betreffende vacature worden hiervan zo spoedig mogelijk, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk, op de hoogte gesteld. Aan hen wordt meegedeeld dat hun gegevens in principe in het bestand van APB blijven opgenomen tenzij zij kenbaar maken dat zij hun gegevens uit het bestand verwijderd willen zien.
De gegevens van deze personen worden door een medewerker verwerkt in het geautomatiseerde data systeem.

Systeembeveiliging

Toegang tot het geautomatiseerde systeem hebben slechts de adviseurs.
Hiertoe beschikken deze medewerk(st)ers over een eigen password.
De data van het geautomatiseerde systeem staat opgeslagen bij de systeembeheerder. Met deze systeembeheerder is er, conform wetgeving, een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Beveiliging Persoonsgegevens

APB neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze directeur, de heer drs. A.J. Jansen, via ajansen@apb.nl.